Compte rendu de la réunion du 10 novembre 2008

18.11.2008

Etaient présents – Julian, Nico, Laurence, Florence, Mireille, Ketty, Yves, Maxime. Jocelyne, Jean-François et Jocelyne (Urgency) été également présents.

Ordre du jour :

1- Journée portes ouvertes du 23/11

2- Livret saison 6

3- Préparation de l’AG saison 6

1- Journée Portes Ouvertes

Le Bus –

- A ce jour sur 45 pré-inscriptions, 21 ont été réglées (10 euros/ adultes, 2 euros/5-12 ans).

- Jocelyne et Yves (et Gaëlle ?) vont établir la liste des « ayant payés » (peut-être avec leur numéro de téléphone pour les contacter dimanche en cas de retard ?)

- Jérôme s’est occupé de la réservation, le bus aura une capacité de 52/53 places

- Yves se charge de reprendre contact avec Martigues qui bien qu’intéressé n’a plus donné de nouvelles sur ce sujet depuis le 4/11. Idéalement on pourrait donc y ajouter 7-8 personnes de Martigues

- Le remplissage du bus est un objectif financier important car, le manque à gagner constitue une part importante du budget annuel de l’Association.

- L’affichage à la distribution du 17/11 est prévu sur le panneau blanc et devra mentionner le point de et l’heure de RDV (8h45 au Théatre des Bernardines) pour un départ à 9h précise car RDV avec Martigues à 9h30.

Tombola –

- Elle aura lieu sur place au « stand verger » sous la gestion de Nico (billets : prix fixé à 2euros, …)

- Un démarchage des magasins Bio doit être réalisé pour l’obtention des lots. Nico a préparé un dossier de présentation du verger et de la tombola (« Le parfait petit guide du démarcheur » ou PPD) et a "coaché" l’ensemble des présents pour garantir leur performance de « Parfait Petit Démarcheur ». Les PPD doivent se partager la visite des différents magasins Bio ; Julian a diffusé une liste des sites.

- Pour l’instant cela donne : Ketty (Equitable Café, Gaoudine, Mon ami George, Vertum), Mireille (Satoris), Florence (BioCop Cabot), Maxime (Rue d’Italie), Yves (Ricotet), Julian (5eme arrondissement, vin bio (cours Julien) et vêtement (rue fontange).

Pas de détails techniques sur le démarchage (on attends la fiche de Nico) – On échange les lots contre la diffusion de la marque lors de la JPO (flyers, carte de visite) et en mentionnant les magasins pour leur aide à l’organisation de la JPO – Pas de mention de la tombola sur le blog.

- Il faudra des volontaires pour assurer la vente des tickets pendant la JPO (repas surtout) prévu (Nico, Maxime, Julian ?)

Stand Asso –

Les affiches (format A3) devront être prêtes 22/11 pour chaque groupe action. Elles seront données à Yves qui partira le samedi et installera le Stand. Une mise au point aura lieu Lundi 17/11. Nico assura l’affiche « fonctionnement de l’association ». Il faudra démonter le stand avant de partir…

Stand Verger -

Les affiches seront faites par Nico - Le stand sera tenu par Julian et Nico. Là encore… démontage avant le retour. Prévoir des rotations sur les stands pendant la journée.

Réunion Inter-Amap –

C’est une réunion initiée par Istres et suivie par Yves. Il va recontacter Istres avec copie à Martigues pour confirmer notre intérêt dans cette réunion. Nous ne proposerons pour l’instant pas d’ordre du jour mais interrogerons Istres à ce sujet. La réunion devrait avoir lieu vers 15 heures (dans le salon de Joce au coin du feu, les veinards !) seront présents de notre coté Yves, Julian, Anick, Florence et Nico.

2- Le livret

- Le verger : Mireille, Julian, Nico

- La Roustide : Ketty et Charlotte –

- Corrections générales : Anick et Mireille

- Impression : Anick – Lors de la réunion nous avions fixé l’impressions à environ 20 exemplaires plus les nouveaux adhérents (chiffre exact ?) mais Emilie pense « ...que le livret c'est aussi l'occasion pour une nouvelle sensibilisation des personnes qui peuvent être déjà inscrite mais pas encore active, je trouve ça dommage de pas le transmettre à tout le monde. C'est pas la même chose de le mettre à disposition sur Internet ».

On en reparle Lundi 17/11 ??

- Pliage : le samedi matin 22/11 chez Anick et Maxime (Anick, Maxime, Laurence, Julian…)

3- Assemblée Générale (AG)

La date de l’AG est fixée au 13 décembre de 9h30 à 17h au centre Cours Julien

Objectif premier une large participation des membres de l’asso

Il faut communiquer abondamment par affiches, blog et newsletter… – Anick propose une convocation systématique directe par mail (inscrits ou non à la liste de diffusion du groupe yahoo et à la newsletter du blog)

Demandez le Programme de l'AG !

Matin

- Bilan moral – Florence + ??

- Bilan Comptable – Nico, le bilan est prêt sous format excel, le fichier sera facilement utilisable par les prochains trésoriers. Nico a soulevé le déficit récurent du budget de l’asso depuis 2-3 saisons à relier avec le bus (cf plus haut)

- Bilan groupes action : à venir, pour le groupe Communication Anick et Ketty

Après-midi

Session de travail (Maxime+ ??) dont les objectifs sont :

- Une éventuelle réorganisation du mode de fonctionnement de l’association pour correspondre aux membres actuels de l’AMAP,

- Assuré le maintien des savoirs et des acquis

- Incorporés de nouveaux membres actifs pour assurer le renouvellement des cadres

Méthode proposée par Anick, Nico et Maxime. (Il faudra rediscuter de tout cela)

Chaque groupe action aura à définir ses missions et actions en les organisant par ordre chronologique. Il faudra essayer de hiérarchiser les niveaux d’importance des missions par rapport au fonctionnement de l’association et à l’accomplissement de sa mission, le maintien de l’activité de Jocelyne et Jean-François.

Réunion de préparation de l’AG – Lundi 24 ? à confirmer - Prévoir des affichages et de la communication de cette réunion.

Maxime